De wereld van Accountancy staat nooit stil. We delen graag de ontwikkelingen in ons werkveld en onze visie hierop met u. Interessante blogs en belangrijke tips voor uw bedrijf vindt u op deze pagina.

Nieuws

 Nieuws  16 juli 2021

Wat wilt u weten over de digitale bewaarplicht?

Bron: SRA

Ondernemers dienen hun administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Administraties zijn tegenwoordig vergaand gedigitaliseerd en dus heeft de Belastingdienst de fiscale eisen hieromtrent toegelicht.

Gegevens raadplegen
De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.

Niet alleen Auditfile
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.

Conversie
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een ander over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren zijn.

Papieren documenten niet bewaren
Als u aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.

Elektronische communicatiemiddelen
Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.

Let op! Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.

Vragen?

Heeft u vragen over dit artikel of wilt u een advies op maat? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Eveline van der Wel

Fiscalist

Eveline van der Wel
Contact opnemen

Wilt u meer weten?

Bezoek dan eens onze pagina over Belastingadvies

Deel dit bericht:

Up-to-date blijven?

Meld uzelf aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste het laatste nieuws in uw inbox.

aanmelden

Contact

Volg ons

Postbus 463
4200 AL Gorinchem

0183 697 979 info@vnacc.nl
Gorinchem
Van Noordenne Accountants Gorinchem

Kleine Landtong 15
4201 HL Gorinchem

Giessen
Van Noordenne Accountants Giessen

Distributiestraat 25
4283 JN Giessen

Hardinxveld
Van Noordenne Accountants Hardinxveld-Giessendam

Buitendams 91 
3371 BB Hardinxveld-Giessendam