Bron: VNACC

Vanaf 2024 zijn bedrijven met meer dan honderd personeelsleden verplicht om gegevens van hun werknemers bij te houden met betrekking tot hun zakelijke kilometers. Dit is op basis van het besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit.

In 2025 moeten deze gegevens worden aangeleverd bij de overheid. Deze informatie wordt vervolgens omgerekend naar CO2-uitstoot. Doel van dit alles is, dat werkgevers ‘bewuste keuzes maken over verduurzaming van hun mobiliteit’.

Wanneer verplicht tot het bijhouden van gegevens?
Als uw organisatie honderd of meer werknemers heeft, dan valt ze onder de rapportageverplichting. Om het aantal werknemers in uw organisatie te bepalen, telt u de werknemers van alle vestigingen met hetzelfde KvK-nummer bij elkaar op. De peildatum voor het bepalen van het aantal werknemers is 1 januari van het jaar waarover u rapporteert. Het maakt niet uit of het aantal werknemers door het jaar heen verandert.

Woon-werk of zakelijke mobiliteit
De definitie van ‘werknemer’ is ‘degene die op 1 januari van het jaar waarover u rapporteert, op grond van arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling gehouden is tot het verrichten van ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon.’ Uw organisatie valt niet onder de rapportageverplichting als ze geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar stelt voor woon-werkmobiliteit of zakelijke mobiliteit. U voert hiervoor dan ook geen administratie.

Welke gegevens moeten worden bijgehouden?
Afhankelijk van de soorten mobiliteit die binnen uw onderneming aanwezig zijn, dient u verschillende gegevens bij te houden. Via deze link vindt u een kort stroomschema (paragraaf 2.1) waarin uiteen wordt gezet welke informatie u bij welke vorm van mobiliteit dient te verzamelen. In het document vindt u ook aanvullende informatie. 

Actiepunten
De gegevens die u volgens de rapportageverplichting moet verstrekken, heeft u waarschijnlijk niet meteen volledig beschikbaar. Sommige gegevens zijn wellicht al aanwezig in uw administratie, anderen zijn daaraan nog toe te voegen. Dit laatste vraagt om aanpassing van uw systemen. De rapportages in de volgende jaren verlopen dan gemakkelijker. Wij raden u daarom aan zo snel mogelijk te beginnen met eventuele aanpassingen, in elke geval vóór 1 januari 2024. De eerste verplichte rapportage gaat namelijk over 2024. De gegevens over 2024 moet u uiterlijk 30 juni 2025 indienen.

Wilt u meer weten of kunt u hulp gebruiken bij de inrichting van uw systemen? Neem dan contact met ons op.