Door de werkkostenregeling optimaal te gebruiken kunt u voordeel behalen.
Hoe? In dit artikel geven wij u een aantal tips.
1. Loon of onkostenvergoeding? De nadelen van een loonsverhoging
Als een medewerker een loonsverhoging van 100 netto krijgt leidt dit afhankelijk van het tarief loonheffing en eventuele pensioenpremie al snel tot € 150 aan extra werkgeverslasten. Daarnaast kan een hoger salaris er toe leiden dat een werknemer minder zorg- of huurtoeslag krijgt.
Win-win bij gebruik van de vrije ruimte
Binnen de WKR (werkkostenregeling) mag u in 2021, net als in 2020, een percentage van 3% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% (in 2020 was dit 1,2%) van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dit wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. Vanwege corona is de vrije ruimte in 2020 en 2021 3% over de eerste € 400.000 van het fiscaal loon.
De WKR biedt mogelijkheden om tot een win-win situatie te komen voor zowel de werknemer als de werkgever. Via de vrije ruimte van de werkkostenregeling is het mogelijk om op jaarbasis, zonder aanvullende voorwaarden € 2.400 per werknemer uit te betalen. Tot het genoemde bedrag van € 2.400 wordt door de belastingdienst namelijk niet getoetst of het uitbetaalde bedrag wel gebruikelijk is en mag deze uitbetaling worden ondergebracht in de vrije ruimte.
Een maandelijkse of jaarlijkse bonus is bij voldoende ruimte een stuk aantrekkelijker dan een netto loonsverhoging. Uiteraard een verplichte
verhoging vanuit de CAO daargelaten.
Zelfs bij onvoldoende beschikbare vrije ruimte van de werkkostenregeling is dit een relatief goedkope oplossing. Voor iedere euro overschrijding van de vrije ruimte is weliswaar 80% eindheffing verschuldigd, maar gelet op bovengenoemde extra werkgeverslasten is dit fiscaal gezien alsnog interessanter dan het verwerken van een brutoloonsverhoging.
Tip! Bijkomend voordeel van het aanwijzen van een bonus als eindheffingsloon is dat dit niet kwalificeert als toetsingsinkomen voor toeslagen.
2. Consumpties en maaltijden via de werkkostenregeling
Kleine consumpties, zoals koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes, mogen op de werkplek onbelast worden vergoed.
Net als bij consumpties worden maaltijden in sommige gevallen niet belast en in sommige gevallen juist wel. In alle gevallen zijn maaltijden onbelast wanneer deze deel uitmaken van tijdelijke verblijfskosten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen, zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek, maar bijvoorbeeld ook de maaltijden van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants.
Eigenlijk zijn alle maaltijden die genuttigd worden tussen 17:00 en 20:00, door bijvoorbeeld overwerk, maar ook door het karakter van het werk, vrijgesteld.
U heeft hierin de keuze om zelf de maaltijd te verstrekken, maar u kunt ook de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt in dat geval niet uit waar uw werknemer de maaltijd heeft genuttigd, dit kan bijvoorbeeld een restaurant zijn, maar het zou ook een bakker of een supermarkt kunnen zijn.
Als u uw werknemers een maaltijd verstrekt, bijvoorbeeld in de bedrijfskantine of een soortgelijke ruimte, geldt in 2021 een normbedrag van € 3,35 per maaltijd (voor een ontbijt, een lunch en een diner). Dit bedrag is in principe belast loon voor uw werknemers, maar u mag deze kosten in plaats daarvan ook als eindheffingsloon in de binnen de WKR beschikbare vrije ruimte onderbrengen, waardoor e.e.a. onbelast is. Voordeel van de WKR hierbij is dat u dit vervolgens niet per werknemer apart bij hoeft te houden, u hoeft alleen het totaalbedrag te administreren. Het komt ook voor dat werknemers een eigen bijdrage betalen, deze kunt u dan van het normbedrag aftrekken, uiteraard mag deze eigen bijdrage niet hoger zijn dan het normbedrag van € 3,35.
3. Personeelsvereniging
Ook een mooie manier om uw werknemers iets extra’s te geven zonder dat dit belast is, is in de vorm van een werkgeversbijdrage aan de personeelsvereniging. Deze werkgeversbijdrage vormt geen loon voor de werkkostenregeling. De personeelsvereniging kan echter wel onbelast kostenvergoedingen en/of verstrekkingen aan de werknemers geven. Uiteraard gelden hier voorwaarden:
Er blijven voldoende leuke dingen over welke de personeelsvereniging wel mag vergoeden of verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan:
Zo kunt u indirect toch een bijdrage leveren aan iets leuks voor het personeel, zonder dat dit ten lasten van uw werkkostenbudget komt.
Eisen personeelsvereniging
Uiteraard moet er voor bovenstaand voordeel wel een personeelsvereniging bestaan. De personeelsvereniging moet aan een aantal eisen voldoen. De eisen hiervoor zijn:
Administratieve verplichtingen
Wij geven u graag wat handvaten voor het bijhouden van een goede WKR-administratie
Tip! Maak het u zelf makkelijk en maak in uw administratie gebruik van aparte grootboekrekeningen voor verschillende vergoedingen en verstrekkingen welke onder de werkkostenregeling vallen. Geef hierbij in de omschrijving direct aan of het gaat om een gerichte vrijstelling, nihilwaardering, intermediaire kosten of vrije ruimte. Beoordeel de factuur meteen en boek deze direct op de juiste grootboekrekening. Dit bespaart u bij het opstellen van het jaarlijks- of tussentijds overzicht enorm veel tijd.
Concernregeling WKR
Om gebruik te kunnen maken van de concernregeling moet u voldoen aan de volgende voorwaarden;
Wilt u de concernregeling toepassen? Dan geldt de regeling voor alle werkgevers die het hele kalenderjaar een concern vormen. Bij overschrijving van de collectieve vrije ruimte moet de werkgever met de hoogste fiscale loonsom de eindheffing verwerken in de aangifte loonheffingen. U kunt jaarlijks bepalen of u de concernregeling wel of niet wenst toe te passen.
Administratieve verplichtingen bij toepassing concernregeling
Bij toepassing van de concernregeling moet u per werkgever de volgende gegevens vastleggen:
Voor- en nadelen van de concernregeling
De concernregeling leidt tot een collectieve vrije ruimte. Een groot voordeel hiervan is dat u slechts één WKR-administratie nodig heeft. Dit voorkomt dat u vergoedingen en verstrekkingen per werkgever moet uitsplitsen. Kosten van een personeelsfeest of kerstgeschenk hoeft u dan bijvoorbeeld niet toe te rekenen aan verschillende bv’s. Dit maakt uw WKR-administratie eenvoudiger.
De concernregeling heeft ook een nadeel. Volgens de Belastingdienst kunt u maar één keer profiteren van het tariefopstapje (3% in 2020 én 2021) over de eerste € 400.000 loonsom. Dit pakt vooral voor 2020 ;en 2021 nadelig uit. Als u daarom afziet van de concernregeling betekent dit dat elke werkgever zijn eigen WKR-administratie moet voeren. U moet daarom zorgvuldig afwegen of u de concernregeling wel of niet wilt toepassen. Onze specialisten loonheffingen bespreken graag de mogelijkheden met u.
Tip! Zie de werkkostenregeling niet als een administratieve verplichting. Maak gebruik van de voordelen en overleg met uw salarisadviseur over verschillende mogelijke manieren om uw personeel te belonen. Zij denken graag met u mee.
Om u te helpen bij de berekening hebben wij een Excel sheet voor uw bedrijf beschikbaar. Het is niet verplicht om dit rekenmodel te gebruiken, u mag de eindheffing ook op eigen wijze berekenen. Indien u hulp nodig heeft bij het invullen van de Excel sheet, horen wij dit graag. U kunt contact opnemen met uw salarisadviseur of uw relatiebeheerder om een afspraak in te plannen.
Heeft u vragen over de werkkostenregeling of wilt u een advies op maat? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Salarisadviseur
Bezoek dan eens onze pagina over Salarisadministratie
Meld uzelf aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste het laatste nieuws in uw inbox.
©Van Noordenne Accountants