Tip! Bijkomend voordeel van het aanwijzen van een bonus als eindheffingsloon is dat dit niet kwalificeert als toetsingsinkomen voor toeslagen.

2. Consumpties en maaltijden via de werkkostenregeling

Kleine consumpties, zoals koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes, mogen op de werkplek onbelast worden vergoed. 

Net als bij consumpties worden maaltijden in sommige gevallen niet belast en in sommige gevallen juist wel. In alle gevallen zijn maaltijden onbelast wanneer deze deel uitmaken van tijdelijke verblijfskosten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen, zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek, maar bijvoorbeeld ook de maaltijden van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants.

Eigenlijk zijn alle maaltijden die genuttigd worden tussen 17:00 en 20:00, door bijvoorbeeld overwerk, maar ook door het karakter van het werk, vrijgesteld.
U heeft hierin de keuze om zelf de maaltijd te verstrekken, maar u kunt ook de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt in dat geval niet uit waar uw werknemer de maaltijd heeft genuttigd, dit kan bijvoorbeeld een restaurant zijn, maar het zou ook een bakker of een supermarkt kunnen zijn.

Als u uw werknemers een maaltijd verstrekt, bijvoorbeeld in de bedrijfskantine of een soortgelijke ruimte, geldt in 2021 een normbedrag van € 3,35 per maaltijd (voor een ontbijt, een lunch en een diner). Dit bedrag is in principe belast loon voor uw werknemers, maar u mag deze kosten in plaats daarvan ook als eindheffingsloon in de binnen de WKR beschikbare vrije ruimte onderbrengen, waardoor e.e.a. onbelast is. Voordeel van de WKR hierbij is dat u dit vervolgens niet per werknemer apart bij hoeft te houden, u hoeft alleen het totaalbedrag te administreren. Het komt ook voor dat werknemers een eigen bijdrage betalen, deze kunt u dan van het normbedrag aftrekken, uiteraard mag deze eigen bijdrage niet hoger zijn dan het normbedrag van € 3,35.

3. Personeelsvereniging
Ook een mooie manier om uw werknemers iets extra’s te geven zonder dat dit belast is, is in de vorm van een werkgeversbijdrage aan de personeelsvereniging. Deze werkgeversbijdrage vormt geen loon voor de werkkostenregeling. De personeelsvereniging kan echter wel onbelast kostenvergoedingen en/of verstrekkingen aan de werknemers geven. Uiteraard gelden hier voorwaarden:

• Als werkgever mag u in de voorafgaande vijf jaar nooit meer bijgedragen hebben aan de vereniging dan de betrokken werknemers gezamenlijk
  
• De vereniging mag geen uitkeringen doen in geval van ziekte, invaliditeit, bevalling, adoptie en/of overlijden
  
• De werknemers mogen geen aanspraak maken op een uitkering van de vereniging.

Er blijven voldoende leuke dingen over welke de personeelsvereniging wel mag vergoeden of verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Verjaardags- of kerstgeschenken
  
• Personeelsfeest
  
• Diner of lunch buiten de werkplek

Zo kunt u indirect toch een bijdrage leveren aan iets leuks voor het personeel, zonder dat dit ten lasten van uw werkkostenbudget komt.

Eisen personeelsvereniging
Uiteraard moet er voor bovenstaand voordeel wel een personeelsvereniging bestaan. De personeelsvereniging moet aan een aantal eisen voldoen. De eisen hiervoor zijn:

• De personeelsvereniging moet onafhankelijk zijn van de werkgever. Het verenigingsbestuur (en niet de werkgever) moet zelf over de uitgaven kunnen beslissen. Zeggenschap van de werkgever daarover, zoals een vetorecht, is niet toegestaan.
  
• De personeelsvereniging mag geen uitkeringen doen aan de leden. Zo mag contributie niet worden terugbetaald aan de werknemers. Bij opheffing moet het budget dus altijd opgemaakt worden!
  
• De personeelsactiviteiten moeten een incidenteel karakter hebben en ondergeschikte voorzieningen voor de werknemers zijn. Bijvoorbeeld een personeelsfeest, uitstapje of workshop. Het moeten activiteiten zijn die een personeelsvereniging normaal gesproken organiseert. Activiteiten die veel geld en tijd kosten, zoals het huren van vakantiehuizen, vallen daar normaal gesproken niet onder.
  
• Minimaal 75% van de werknemers van dezelfde locatie moet kunnen deelnemen aan de personeelsvereniging. Het is niet nodig dat minstens 75% van het personeel ook daadwerkelijk lid is van de personeelsvereniging.

Administratieve verplichtingen
Wij geven u graag wat handvaten voor het bijhouden van een goede WKR-administratie

1. Geef expliciet aan welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen u onder de werkkostenregeling (WKR) wilt brengen. Zo wijst u deze werkkosten aan als ‘eindheffingsloon’ en krijgt u toegang tot de voordelen van de WKR. Aanwijzen is vormvrij. Dit kan op verschillende manieren blijken uit uw administratie. Bijvoorbeeld via speciale grootboekrekeningen (zie tip), uw personeelshandboek of een extracomptabele opstelling (vastlegging buiten het boekhoudkundig pakket om)
   
2. Zorg dat u een overzicht (WKR-opstelling) heeft van alle vergoedingen en verstrekkingen (inclusief btw) die onder de werkkostenregeling vallen. Deze WKR-opstelling moet ook inzicht geven in de totale fiscale loonsom. Hiermee kunt u de berekening maken van de verschuldigde (80%) eindheffing als er sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte. Indien uw salarisadministratie door Van Noordenne Accountants gevoerd wordt treft u elke periode een overzicht aan van de berekening van de fiscale loonsom. Voor de vastlegging kunt u gebruik maken van bijgevoegd rekenmodel. Bij een looncontrole heeft de werkkostenregeling altijd veel aandacht. De Belastingdienst zal u om de WKR-opstelling vragen. Daarvoor is het dus van groot belang dat u deze jaarlijks opstelt.
   
3. Een eventuele eindheffing moet u uiterlijk in het tweede aangiftetijdvak na afloop van het kalenderjaar afdragen via de aangifte loonheffingen. Geef de af te dragen eindheffing op tijd aan uw salarisadministrateur door!
   
4. Als u gebruikmaakt van de concernregeling dan moeten aanvullende gegevens worden vastgelegd. Zie daarvoor de toelichting verderop in dit artikel

Tip! Maak het u zelf makkelijk en maak in uw administratie gebruik van aparte grootboekrekeningen voor verschillende vergoedingen en verstrekkingen welke onder de werkkostenregeling vallen. Geef hierbij in de omschrijving direct aan of het gaat om een gerichte vrijstelling, nihilwaardering, intermediaire kosten of vrije ruimte. Beoordeel de factuur meteen en boek deze direct op de juiste grootboekrekening. Dit bespaart u bij het opstellen van het jaarlijks- of tussentijds overzicht enorm veel tijd.

Concernregeling WKR
Om gebruik te kunnen maken van de concernregeling moet u voldoen aan de volgende voorwaarden;

1. Uw organisatie heeft het hele kalenderjaar een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.
   
2. Een andere werkgever heeft het hele kalenderjaar een belang in uw organisatie.
   
3. Een derde heeft het hele kalenderjaar een belang van ten minste 95% in uw organisatie en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.

Wilt u de concernregeling toepassen? Dan geldt de regeling voor alle werkgevers die het hele kalenderjaar een concern vormen. Bij overschrijving van de collectieve vrije ruimte moet de werkgever met de hoogste fiscale loonsom de eindheffing verwerken in de aangifte loonheffingen. U kunt jaarlijks bepalen of u de concernregeling wel of niet wenst toe te passen.

Administratieve verplichtingen bij toepassing concernregeling
Bij toepassing van de concernregeling moet u per werkgever de volgende gegevens vastleggen:

• De naam en het loonheffingennummer;
  
• Het totaal van het fiscale loon per inhoudingsplichtige;
  
• Een overzicht van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die elke inhoudingsplichtige
  toewijst aan de vrije ruimte;
  
• Een berekening van de verschuldigde belasting (eindheffing)
  op concernniveau;
  
• De naam van de inhoudingsplichtige die – bij overschrijding van
  de vrije ruimte – aangifte doet en de eindheffing afdraagt.
  

Voor- en nadelen van de concernregeling
De concernregeling leidt tot een collectieve vrije ruimte. Een groot voordeel hiervan is dat u slechts één WKR-administratie nodig heeft. Dit voorkomt dat u vergoedingen en verstrekkingen per werkgever moet uitsplitsen. Kosten van een personeelsfeest of kerstgeschenk hoeft u dan bijvoorbeeld niet toe te rekenen aan verschillende bv’s. Dit maakt uw WKR-administratie eenvoudiger.

De concernregeling heeft ook een nadeel. Volgens de Belastingdienst kunt u maar één keer profiteren van het tariefopstapje (3% in 2020 én 2021) over de eerste € 400.000 loonsom. Dit pakt vooral voor 2020 ;en 2021 nadelig uit. Als u daarom afziet van de concernregeling betekent dit dat elke werkgever zijn eigen WKR-administratie moet voeren. U moet daarom zorgvuldig afwegen of u de concernregeling wel of niet wilt toepassen. Onze specialisten loonheffingen bespreken graag de mogelijkheden met u.

Tip! Zie de werkkostenregeling niet als een administratieve verplichting. Maak gebruik van de voordelen en overleg met uw salarisadviseur over verschillende mogelijke manieren om uw personeel te belonen. Zij denken graag met u mee.

Om u te helpen bij de berekening hebben wij een Excel sheet voor uw bedrijf beschikbaar. Het is niet verplicht om dit rekenmodel te gebruiken, u mag de eindheffing ook op eigen wijze berekenen. Indien u hulp nodig heeft bij het invullen van de Excel sheet, horen wij dit graag. U kunt contact opnemen met uw salarisadviseur of uw relatiebeheerder om een afspraak in te plannen.