In deze digitale wereld is het tijd voor salarisadministratie nieuwe stijl!

Door: Joanita Bergshoeff

Door de digitalisering van onze wereld is het steeds makkelijker om processen automatisch te laten verlopen. Waarom zouden we zelf nog handmatig cijfers invoeren als we dit ook automatisch kunnen regelen door middel van software? In deze blog neem ik u mee in de nieuwe wereld van salarisadministratie.

De nieuwe mogelijkheden helpen ons om een hoger serviceniveau te bieden en efficiënter te werken. Maar de overstap naar deze nieuwe manier van werken is nog niet zo makkelijk. Werknemers en klanten zijn aan de oude stijl gewend en dan is het soms moeilijk om routines te doorbreken.

Handmatig mutaties invoeren versus automatisch invoeren op basis van digitale aanlevering. Alle klanten nalopen om te controleren of zij hun wijzigingen hebben aangevuld versus een dashboard waarin alle wijzigingen meteen zichtbaar zijn. Voor ons als salarisadviseurs is het makkelijk kiezen.

Bij Van Noordenne Accountants hebben wij gekozen om de overstap te maken naar het softwarepakket NMBRS. Dit pakket is gebruiksvriendelijk voor klanten. Het pakket kent een stabiele online portal voor werkgevers en werknemers. Hierdoor hebben werkgevers 24/7 inzicht in hun cijfers. NMBRS is een allesomvattend systeem waarin we met klanten kunnen samenwerken. Daarnaast biedt het programma uitgebreide mogelijkheden op het gebied van personeelsadministratie en HR. Bovendien zijn onze klanten beter beschermd tegen datalekken dan wanneer zij bijvoorbeeld informatie via de mail aanleveren.

Salarisadministratie is een secuur werk, het mag niet fout gaan. Fouten hebben namelijk directe gevolgen. Werknemers krijgen te veel, te weinig of te laat uitbetaald. Fouten in de salarisadministratie liggen uiterst gevoelig en kunnen voor ontevredenheid zorgen bij klanten en hun werknemers. Dat willen wij voorkomen. Met de nieuwe stijl van werken is de kans op fouten aanzienlijk kleiner.

Om de veranderingen goed te kunnen begrijpen, maak ik een vergelijking tussen de oude en de nieuwe manier van werken.

Inrichten
Het begint allemaal met een goede inrichting: functie, loonschaal, leeftijd, arbeidsduur, cao-bepalingen, werkgever-gebonden afspraken, arbeidscontracten, verlofuren, etc. Zaken die goed ingevoerd moeten worden. In de oude stijl worden deze zaken eenmalig en handmatig ingevoerd. In de nieuwe stijl gebeurt dit via een automatische koppeling. Werknemers kunnen eenvoudig in het systeem worden ingevoerd. Het kost aan de voorkant tijd om de zaken goed in te richten. Na de inrichting is het een kwestie van goed blijven controleren. Werkgevers kunnen ook via hetzelfde systeem controleren of alle medewerkers zijn ingevoerd.

Mutaties
Mutaties worden door ondernemers op verschillende manieren aangeleverd. Via Excel, Word, per e-mail, per post-its, noem maar op. Vervolgens moet de salarisafdeling die mutaties gaan verwerken. Daarbij lopen we het risico fouten te maken. Het uitbetalen op vaste momenten, levert de gemiddelde salarisafdeling best veel stress op.

In de nieuwe stijl kunnen ondernemers via een app of online op een eenvoudige manier wijzigingen doorgeven. Extra overuren, promoties, veranderingen in uren, nieuwe medewerkers, verlof, etc. kan op een eenduidige manier worden doorgevoerd. Dus weg met al die losse bestanden en e-mailtjes. Wel zo makkelijk en snel, zowel voor u als ondernemer als voor ons als salarisafdeling. Zo voorkomen we fouten door aanlevering en overtikken. We werken realtime samen in hetzelfde salarissysteem.

Controles
Omdat fouten desastreus kunnen zijn, willen we die absoluut voorkomen. Daardoor moeten we als salarisafdeling erg nauwkeurig werken en alles controleren. Regel voor regel, punt voor punt. Dat kost tijd en is nog steeds erg foutgevoelig.

In de nieuwe stijl maken we gebruik van dashboards, waardoor we als salarisafdeling meteen een duidelijk overzicht hebben van alle mutaties. Bovendien krijgen we meldingen van acties die moeten gebeuren of zijn gedaan, waardoor we opvallende afwijkingen direct kunnen signaleren en oppakken. Proactief handelen noemen we dat.

Wanneer we de mutaties hebben behandeld, kunnen we de loonverwerking klaarzetten voor onze klanten. Die kunnen eventueel een laatste controle doen en vervolgens kunnen de betalingen worden klaargezet. Door koppelingen met verschillende systemen, is de administratieve verwerking meteen rond.

Terug naar de klant
In de oude situatie krijgt de ondernemer per post of e-mail zijn loonstroken die hij vervolgens aan zijn medewerkers kan geven. Daarna kunnen de salarissen en de aangifte loonbelasting worden goedgekeurd en uitbetaald.

Dat kan natuurlijk allemaal veel simpeler. In de nieuwe situatie hebben individuele medewerkers via hun salarisapp toegang tot hun salarisstrookjes, jaaropgaven, vrije dagen en verlofaanvragen. Ook de ondernemer heeft realtime inzicht in alle salaris- en personeelsinformatie via zijn online dashboard.

Voor ons als salarisafdeling verdwijnen de oude, herhalende werkzaamheden. In plaats daarvan zijn we meer bezig met algehele controle en advisering. We hoeven niet meer op het laatste moment achter bepaalde zaken aan. Daarmee gaat de kwaliteit van onze dienstverlening omhoog en kunnen we meer tijd besteden onze klanten. Zo kunnen we u helpen met vragen rondom arbeidsvoorwaarden, subsidies, sociale premies, leaseauto’s, werkkostenregeling etc.