De wereld van Accountancy staat nooit stil. We delen graag de ontwikkelingen in ons werkveld en onze visie hierop met u. Interessante blogs en belangrijke tips voor uw bedrijf vindt u op deze pagina.
Nieuws
 Nieuws   10 februari 2020

8 aandachtspunten bij een auto van de zaak

Auto van de zaak

Bron: SalarisNet

Als werknemers in een auto van de zaak mogen rijden, dan zijn er een aantal aandachtspunten waarop u moet letten bij de salarisadministratie. In dit nieuwsbericht komen 8 veel voorkomende zaken die in de praktijk spelen aan de orde.

Het gaat om de volgende aandachtspunten:

  1. Ter beschikking stellen
  2. Auto tijdelijk niet gebruikt
  3. 500 km-grens
  4. Bewijslast
  5. Verklaring geen privégebruik auto
  6. Wisselen van auto in de loop van het jaar
  7. Eigen bijdrage werknemer
  8. Brandstof en/of tolkosten in het buitenland

Voordat we deze punten gaan doornemen, beginnen we eerst met het bijtellingspercentage. Dit percentage moet u berekenen als de werknemer de auto van de zaak ook voor privé gebruikt.

Privégebruik auto van de zaak

Het privégebruik van een auto van de zaak wordt gezien als loon in natura. Hierdoor is de werkgever verantwoordelijk voor de fiscale bijtelling bij de werknemer. Het bijtellingspercentage wordt bepaald op grond van hoe milieu(on)vriendelijk de auto is. De aandrijving en de leeftijd van de auto zijn hierbij bepalend. Standaard geldt een percentage van 25 of 22 procent, waarop een aantal kortingen mogelijk zijn. De salarisadministratie moet de loonheffing berekenen, inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Als de werknemer minder verdient dan de maximumgrondslag voor de werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet, moet de werkgever over de fiscale bijtelling ook de premies werknemersverzekeringen en werkgeversbijdrage Zvw berekenen.

Bijtelling vanaf 2020

In 2020 gaat de bijtelling voor elektrische auto’s van 4 naar 8 procent over de eerste 45.000 euro. Voor auto’s met CO2-uitstoot is er in 2020 niets veranderd. Wilt u meer weten over de bijtellingspercentages? Neem dan contact met ons op.

Veel voorkomende zaken in de praktijk

We gaan nu 8 aandachtspunten bespreken die vaak voor discussie zorgen in de praktijk.

1. Ter beschikking stellen
Als u een werknemer toestemming geeft om een auto van de zaak te gebruiken, dan stelt u een auto ter beschikking vanwege een dienstbetrekking. Het maakt dan niet uit met welk doel of voor welke periode de auto mag worden gebruikt.

2. Auto tijdelijk niet gebruikt
Als de werknemer een auto (tijdelijk) niet gebruikt, dan kan hij zijn auto, sleutels en papieren bij de werkgever inleveren. De auto staat dan niet langer ter beschikking en dan kan de bijtelling over die periode achterwege blijven.

3. 500 km-grens
Als u kunt aantonen dat de auto op jaarbasis voor minder dan 500 km voor privé wordt gebruikt, dan kan de bijtelling achterwege blijven. De grens wordt bepaald op jaarbasis, dus dit moet u meenemen in uw berekeningen. Als een werknemer vanaf augustus een auto van de zaak tot zijn beschikking heeft, dan mag het privégebruik in dat jaar niet hoger zijn dan 5/12 x 500 km = 208 km.

4. Bewijslast
In eerste instantie moet de werkgever kunnen bewijzen dat het privégebruik van de auto niet hoger is dan 500 km. Als werkgever doet u een uitzondering op het loonbegrip en daarom moet u het bewijs aanleveren. U moet aan de hand van rittenregistratie aantonen dat de auto niet voor privé is gebruikt. U kunt de bewijslast verschuiven naar de werknemer door deze een ‘verklaring geen privégebruik’ te laten aanvragen.

5. Verklaring geen privégebruik auto
Werknemers kunnen een ‘verklaring geen privégebruik’ aanvragen via de site van de Belastingdienst. Pas nadat u de verklaring binnen heeft, mag u de bijtelling achterwege laten.

Bij zo’n verklaring moet de werknemer zelf kunnen bewijzen dat hij de auto niet meer dan 500 km op jaarbasis voor privé gebruikt en draagt ook zelf de verantwoordelijkheid. Als blijkt dat de auto wel voor privé is gebruikt, dan wordt er een naheffing loonbelasting/premie volksverzekeringen opgelegd aan de werknemer. Dit geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen en eventuele inkomensafhankelijke bijdrage Zvw als het loon van de werknemer niet boven het maximum(bijdrage)loon komt. Het is dus verstandig om de werknemer te adviseren om een rittenadministratie bij te houden en deze goed te bewaren.

En wat gebeurt er als de situatie wijzigt?
Als de werknemer de auto wél privé gaat gebruiken, dan is hij zelf verplicht om de Belastingdienst hierover te informeren. De Belastingdienst trekt dan de verklaring in en brengt u als werkgever hiervan op de hoogte. Als er over het verleden nog betaald moet worden, dan krijgt de werknemer een naheffing.

Als de werknemer een andere auto ter beschikking krijgt, dan moet hij ook de Belastingdienst op de hoogte brengen. De ‘verklaring geen privégebruik’ wordt dan aangepast.

6. Wisselen van auto in de loop van het jaar
Als een werknemer een andere auto ter beschikking krijgt, dan blijft de grens van 500 km op jaarbasis gelden. Veel werknemers kiezen ervoor om de nieuwe auto van de zaak in dat jaar niet voor privé te gebruiken.

Verklaring geen privégebruik niet in lopende jaar
Het aanvragen van een ‘verklaring geen privégebruik’ heeft alleen zin als voor de voorgaande maanden kan worden aangetoond dat de vorige auto niet voor privé is gebruikt. Er moet namelijk voor het hele jaar worden aangetoond dat het privégebruik van beide auto’s in het totaal niet hoger is dan 500 km.

Een ‘verklaring geen privégebruik’ kan pas ingaan per 1 januari van het nieuwe jaar.

7. Eigen bijdrage werknemer
Als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt, dan verlaagt deze bijdrage de bijtelling. In 2010 bevestigde de Hoge Raad nogmaals dat de eigen bijdrage alleen van de bijtelling mocht worden afgetrokken als deze echt benoemd is als bijdrage wegens privégebruik. Als de werknemer een hogere bijtelling betaalt omdat hij een duurdere leaseauto rijdt, dan is de bijdrage ook voor het zakelijk gebruik van de auto.

Duidelijk formuleren en vastleggen
Een eigen bijdrage moet daarom worden gesplitst en omgerekend naar zakelijk en privégebruik. U mag alleen het privédeel aftrekken. Maar als u in de berijdersovereenkomst heeft vastgelegd dat de werknemer een hogere bijdrage moet betalen als hij een duurdere auto wil rijden, dan kunt u de gehele bijdrage aftrekken van de bijtelling. Dit moet u dus goed formuleren en vastleggen.

8. Brandstof en/of tolkosten in het buitenland
Als een werknemer brandstof- of tolkosten in het buitenland moet betalen (bijvoorbeeld tijdens vakantie), dan is dit geen bijdrage voor privégebruik. De werknemer heeft de kosten namelijk niet aan de werkgever betaald.

Wel kunt u als werkgever de kosten voor de brandstof aan de werknemer vergoeden en deze vervolgens inhouden als bijdrage wegens privégebruik. U moet dit dan wel hebben vastgelegd in een (auto)regeling. De inhouding wegens privégebruik kan in mindering op de bijtelling worden gebracht waardoor de werknemer per saldo niet meer de volledige brandstofkosten voor zijn rekening krijgt.

Vragen?

Heeft u naar aanleiding van dit bericht vragen over een auto van de zaak? Neem dan vrijblijvend contact op met Joanita Bergshoeff.

Joanita Bergshoeff

Salarisadviseur

Joanita Bergshoeff
Contact opnemen

Advies nodig?

Heeft u advies nodig over een auto van de zaak? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag.

Deel dit bericht:

Wellicht vind je dit ook interessant

Bedrijfsopvolgingsregeling bij schenken of vererven van vastgoed-bv
 Nieuws   7 februari 2020

De bedrijfsopvolgings-regeling (BOR) bij schenken of vererven van vastgoed-bv

Geldt de bedrijfsopvolgingsregeling (BOR) nu wel of niet bij het schenken of vererven van vastgoed-bv’s? Het Gerechtshof in Amsterdam heeft onlangs geoordeeld dat de verhuur van vastgoed wél kwalificeert als ondernemingsactiviteit en de bedrijfsopvolgingsregeling kan worden toegepast.

Lezen
Blog salarisadministratie nieuwe stijl
 Blog   5 februari 2020

Het is tijd voor salarisadministratie nieuwe stijl!

Door de digitalisering van onze wereld is het steeds makkelijker om processen automatisch te laten verlopen. Waarom zouden we zelf nog handmatig cijfers invoeren als we dit ook automatisch kunnen regelen door middel van software? In deze blog neemt Joanita u mee in de nieuwe wereld van salarisadministratie. 

Lezen
Drie maanden uitstel voor bewijs vaste contracten
 Nieuws   28 januari 2020

Drie maanden uitstel voor bewijs vaste contracten

Vanaf 1 januari 2020 wordt de WW-premie berekend op basis van het soort arbeidscontract. ls u de lage WW-premie wilt toepassen, dan moet u schriftelijk bewijs van het vaste arbeidscontract in uw administratie hebben. In dit nieuwsbericht leggen wij u de nieuwe voorwaarden uit. 

Lezen

Up-to-date blijven?

Meld uzelf aan voor onze nieuwsbrief en ontvang als eerste het laatste nieuws in uw inbox.

aanmelden
Contact
Volg ons

Postbus 463
4200 AL Gorinchem

0183 697 979 info@vnacc.nl
Gorinchem
Van Noordenne Accountants Gorinchem

Kleine Landtong 15
4201 HL Gorinchem

Giessen
Van Noordenne Accountants Giessen

Distributiestraat 25
4283 JN Giessen

Hardinxveld
Van Noordenne Accountants Hardinxveld-Giessendam

Buitendams 91 
3371 BB Hardinxveld-Giessendam